1. Planificación y Gestión del Evento:
- Diseño del programa del congreso o reunión.
- Coordinación del calendario y horarios.
- Definición de objetivos y metas del evento.
2. Selección y Gestión de la Localización:
- Búsqueda y reserva de espacios para el evento (hoteles, centros de convenciones, salas de reuniones).
- Coordinación de visitas técnicas a las localizaciones.
- Negociación de contratos con los proveedores de los espacios.
3. Gestión de Inscripciones y Acreditaciones:
- Creación de plataformas de registro y gestión de inscripciones.
- Gestión de listas de invitados y participantes.
- Generación y entrega de acreditaciones y material de bienvenida.
4. Coordinación de Ponentes y Moderadores:
- Contacto y confirmación de los ponentes.
- Gestión de sus necesidades técnicas (presentaciones, micrófonos, proyecciones).
- Organización de tiempos y logística para los moderadores.
5. Logística de Transporte y Alojamiento:
- Coordinación de transporte para asistentes y ponentes (traslados, lanzaderas, vehículos VIP).
- Gestión de reservas de alojamiento para participantes y personal.
6. Contratación de Servicios Técnicos:
- Coordinación de equipos de sonido, iluminación y proyección audiovisual.
- Instalación de pantallas y sistemas para presentaciones.
- Gestión de pruebas técnicas antes del evento.
7. Gestión de Catering y Restauración:
- Selección de menús y coordinación de servicios de catering.
- Organización de coffee breaks, almuerzos, cenas de gala y cócteles.
- Supervisión del personal de catering durante el evento.
8. Coordinación de Patrocinadores y Expositores:
- Gestión de acuerdos con patrocinadores y empresas colaboradoras.
- Organización de stands y espacios para expositores.
- Diseño de áreas de exposición dentro del evento.
9. Control del Aforo y Seguridad:
- Control de accesos y gestión del aforo permitido.
- Coordinación con equipos de seguridad.
- Planificación de protocolos de emergencia y evacuación.
10. Gestión de Proveedores:
- Coordinación y supervisión de proveedores de servicios (mobiliario, decoración, audiovisuales).
- Negociación de presupuestos y contratos.
11. Promoción y Comunicación del Evento:
- Diseño de campañas de marketing y comunicación.
- Gestión de redes sociales y comunicación digital.
- Producción de material promocional (programas, folletos, banners).
12. Plataforma Virtual y Streaming:
- Organización de eventos híbridos o totalmente virtuales.
- Instalación de plataformas de streaming para retransmitir el evento en directo.
- Gestión de la interacción virtual con los asistentes.
13. Supervisión del Evento en Tiempo Real:
- Presencia de coordinadores in situ para supervisar cada detalle.
- Resolución de problemas logísticos o técnicos en tiempo real.
14. Evaluación y Análisis Posterior:
- Encuestas de satisfacción a los asistentes.
- Análisis de resultados y rendimiento del evento.
- Informes de conclusiones y estadísticas del evento.