1. Planificación Inicial y Evaluación de Necesidades:
a. Análisis de la naturaleza del evento:
Identificación de objetivos del evento: Ayudar a los organizadores a definir los objetivos claros del evento (celebración, lanzamiento de producto, networking, conferencias) para planificar la logística acorde a las metas.
Evaluación de requerimientos técnicos: Determinar las necesidades de sonido, iluminación, proyecciones audiovisuales, Wi-Fi, y electricidad, basándose en el tipo de evento.
Aforo y disposición del espacio: Asesorar sobre el número de asistentes, la capacidad del espacio y cómo organizar el flujo de personas dentro del lugar.
b. Selección y reserva de la localización:
Evaluación de espacios y localizaciones: Ayudar en la búsqueda de localizaciones adecuadas que cumplan con los requisitos del evento, teniendo en cuenta aspectos como el aforo, la accesibilidad, y las facilidades disponibles.
Negociación con proveedores del lugar: Negociar términos de alquiler, tiempos de montaje y desmontaje, acceso al espacio, y detalles contractuales con los responsables del lugar.
Visitas técnicas previas: Organizar visitas al lugar para evaluar aspectos logísticos clave, como puntos de acceso, ubicaciones para equipos técnicos y disposición del espacio.
2. Coordinación de Proveedores:
a. Catering y Bebidas:
Selección y contratación de servicios de catering: Asesorar en la selección del proveedor de catering adecuado según el tipo de evento, ya sea buffet, cena formal, food trucks, etc.
Gestión del servicio de bebidas: Coordinación de la barra libre, personal de coctelería, y selección de bebidas acordes al público y la temática del evento.
Ajuste de tiempos y servicios: Definir el timing del servicio de catering y coordinar la disposición del personal en las mesas, estaciones de comida o cócteles.
b. Sonido, Iluminación y Audiovisuales:
Coordinación de equipos técnicos: Contratar y coordinar el montaje de sistemas de sonido, iluminación y equipos audiovisuales, ajustados a las dimensiones y características del lugar.
Pruebas técnicas previas: Organizar sesiones de prueba antes del evento para asegurar que el sonido, las luces y las pantallas funcionen perfectamente.
Gestión de operadores técnicos: Asegurar la disponibilidad de técnicos de sonido, iluminación y audiovisuales durante el evento, para resolver cualquier contratiempo en tiempo real.
c. Mobiliario y Decoración:
Alquiler de mobiliario: Asesorar en la selección del mobiliario adecuado (mesas, sillas, carpas, escenarios, etc.), gestionando su alquiler y entrega en el lugar.
Diseño y disposición del espacio: Asistir en la organización del espacio de acuerdo al flujo de personas, zonas VIP, áreas de descanso, y pistas de baile o escenarios.
Decoración y tematización: Coordinación con decoradores o floristas para montar un espacio coherente con la temática del evento, desde centros de mesa hasta grandes estructuras decorativas.
3. Logística de Transporte y Alojamiento:
a. Transporte de invitados y asistentes:
Transporte para eventos grandes: Organización de autobuses, lanzaderas o minibuses para trasladar a los asistentes desde puntos clave (hoteles, estaciones de tren o aeropuertos) al lugar del evento.
Servicios de traslado VIP: Coordinación de vehículos privados o servicios de chófer para invitados especiales o ejecutivos.
Gestión de estacionamiento: Asegurar la disponibilidad de estacionamientos adecuados, con servicio de valet parking o personal que gestione el flujo de vehículos.
b. Transporte de materiales y equipos:
Envío y montaje de equipos: Organizar el transporte y la entrega de materiales técnicos, decoraciones, mobiliario o equipos audiovisuales necesarios para el evento.
Montaje y desmontaje eficiente: Asesorar sobre los tiempos necesarios para el montaje y desmontaje del evento, coordinando los diferentes equipos implicados para evitar retrasos o problemas logísticos.
Almacenamiento temporal: Planificación de espacios de almacenamiento dentro o cerca del lugar del evento para equipos, materiales o productos antes, durante y después del evento.
c. Alojamiento de asistentes y personal:
Reserva de alojamiento: Asesorar en la gestión de reservas de hoteles para asistentes que vengan de fuera, asegurando la cercanía al lugar del evento y adaptando las opciones a diferentes presupuestos.
Gestión de bloqueos de habitaciones: Coordinar con hoteles para reservar bloques de habitaciones para eventos grandes, como bodas o conferencias, negociando tarifas especiales.
Logística para equipos de trabajo: Asegurar el alojamiento del equipo técnico o proveedores si el evento requiere montaje en días previos o jornadas largas.
4. Gestión de Personal para Eventos:
a. Contratación de personal de apoyo:
Coordinación de azafatas y anfitriones: Contratar y coordinar personal que reciba a los invitados, gestione el check-in, y ayude a dirigir a los asistentes dentro del lugar.
Personal de seguridad: Asegurar que haya personal de seguridad adecuado para controlar el acceso, vigilar el evento y garantizar la seguridad de los asistentes.
Equipo de limpieza: Organización del equipo de limpieza para mantener el lugar ordenado durante el evento y asegurar la limpieza final posterior.
b. Gestión de staff técnico:
Coordinación del equipo técnico: Asegurar la disponibilidad de técnicos de sonido, iluminación, operadores de cámaras y otros especialistas, gestionando los horarios y responsabilidades durante el evento.
Monitores de logística: Personal encargado de supervisar las zonas técnicas, gestionar el montaje y desmontaje de equipos, y resolver cualquier incidencia técnica.
c. Personal de catering y atención:
Camareros y bartenders: Contratar el número adecuado de camareros, bartenders y personal de cocina para garantizar un servicio fluido y sin retrasos durante el evento.
Personal de protocolo: Para eventos formales o corporativos, coordinar personal especializado en protocolo para la correcta disposición de los invitados y organización de las mesas.
5. Control del Flujo de Asistentes y Gestión de Aforo:
a. Control de accesos y entradas:
Sistema de control de acceso: Implementar sistemas de control de entradas (escaners de tickets, pulseras electrónicas, listas de invitados digitales) para evitar problemas en la entrada y asegurar un acceso fluido.
Check-in rápido y eficaz: Organización de puntos de check-in eficientes, con personal suficiente para evitar largas filas y tiempos de espera.
Aforo y seguridad: Asesorar sobre el aforo permitido en cada espacio, cumpliendo con las normativas locales de seguridad y prevención de riesgos.
b. Gestión de espacios y flujo de personas:
Disposición de las áreas del evento: Planificación del espacio para asegurar un flujo adecuado de personas entre las áreas clave, como zonas de catering, pistas de baile, áreas de descanso y baños.
Señalización y orientación: Implementar señalización clara en el lugar del evento para guiar a los asistentes, tanto en grandes eventos corporativos como en bodas o conciertos.
6. Asesoramiento en Gestión de Riesgos y Emergencias:
a. Plan de emergencias y evacuación:
Evaluación de riesgos: Realizar un análisis de riesgos en el lugar del evento, identificando posibles problemas como sobrecapacidad, fallos eléctricos, o emergencias médicas.
Plan de evacuación: Asesorar en la creación de un plan de evacuación adecuado, en colaboración con el equipo de seguridad, para garantizar la seguridad de todos los asistentes en caso de emergencia.
Contratación de personal médico: Asegurar la disponibilidad de primeros auxilios o personal médico in situ, en eventos grandes o eventos que lo requieran por normativas locales.
b. Gestión de permisos y cumplimiento normativo:
Permisos locales y licencias: Asesorar en la obtención de permisos necesarios para la realización del evento, como permisos de sonido, permisos de ocupación de espacio público, licencias de catering, o licencias para eventos con alcohol.
Normativas de seguridad y salud: Asegurar que el evento cumple con las normativas de seguridad y salud locales, desde la disposición del mobiliario hasta las normativas para catering y equipos eléctricos.
7. Supervisión y Coordinación Durante el Evento:
a. Coordinador de evento in situ:
Supervisión en tiempo real: Proveer coordinadores logísticos que supervisen todo el evento en tiempo real, asegurándose de que cada aspecto funcione sin problemas, desde el sonido hasta el catering.
Resolución de problemas: Actuar como punto de contacto para resolver cualquier problema imprevisto durante el evento, gestionando tanto al equipo técnico como al personal de apoyo.
Monitorización de tiempos y actividades: Asegurar que el cronograma del evento se siga con precisión, coordinando actividades, tiempos de discursos, entregas de premios o actuaciones.
